Cuando se trata de gestionar un negocio con éxito, saber cómo enviar recordatorios de citas por WhatsApp a los clientes es una herramienta esencial para garantizar que los clientes asistan y que cuando asistan, lo hagan puntualmente. Estos recordatorios pueden enviarse por correo electrónico o mensaje de texto, pero como bien sabemos, el canal más conveniente tanto para dueños de negocios como clientes es WhatsApp.

En este artículo veremos cómo enviar recordatorios de citas usando WhatsApp Business de manera automática y también te daré recomendaciones para redactar los mejores recordatorios (incluyendo plantillas y ejemplos de recordatorios de citas). También hablaremos de cómo medir la eficacia de los recordatorios y al final del artículo te daremos ideas creativas para utilizar recordatorios en otras áreas de tu negocio.

El primer paso para enviar recordatorios de citas es descargar WhatsApp. Para el envío de recordatorios manuales, la aplicación personal basta. Pero si estás buscando automatizar este proceso, necesitarás la aplicación de negocios, WhatsApp Business.

Una vez tengas WhatsApp Business hay 3 maneras de automatizar el proceso de envío de recordatorios.

1) Enviar recordatorios de citas usando un Software de Agendamiento de Citas

Un servicio como éste puede ser especialmente beneficioso para negocios pequeños y emprendedores ocupados que de pronto no tienen el presupuesto para pagar mensualidades costosas o el tiempo para desarrollar integraciones complicadas.

Para utilizar Kumbio, sólo tienes que registrarte aquí. Hay un plan gratuito que te permite ofrecer reservas online a tus clientes, y enviar confirmaciones automáticas de citas y recordatorios por WhatsApp.

2) Utilizar Herramientas de Recordatorios que se Integran con tu Agenda

Otra manera es utilizando aplicaciones que se integran con plataformas como Google Calendar y Outlook y notifican en base a citas agendadas en estas plataformas. Dos ejemplos de este tipo de soluciones pagas son Confirmafy y Zapier.

3) Programar Mensajes Recordatorios

Otra manera para no olvidar el envío de recordatorios de citas es programándolos por adelantado. Para poder hacer esto puedes usar aplicaciones pagas de agendamiento de mensajes de WhatsApp como Skedit o Trengo. 

Esta solución es mejor que tener ausencias o que enviar recordatorios de manera manual, pero también lleva trabajo ya que la programación y reprogramación de mensajes toma bastante tiempo. Por eso, recomendamos esta solución solo si tienes muy pocas citas. Si tienes más de 5 o 10 citas diarias, es mejor utilizar un programa “todo en uno” como Kumbio, que además de hacer todo por ti, tiene unos excelentes planes gratis que incluyen confirmaciones y recordatorios de citas por WhatsApp. 

Ahora que ya somos expertos en cómo enviar recordatorios automáticamente, veamos cómo crear el recordatorio perfecto. 

¿Cómo redactar un mensaje al enviar recordatorios de citas por WhatsApp?

2. Utiliza un tono agradable: Quieres que tu recordatorio sea útil y amable, en lugar de molesto o conflictivo. Utiliza un tono amistoso y conversacional, y evita usar letras mayúsculas.

3. Incluye los detalles importantes: Incluye toda la información pertinente en tu mensaje recordatorio, además de la fecha, la hora y el lugar de la cita. También puedes incluir tips de preparación para la cita, recomendaciones de donde estacionar e incluso un link a tu dirección en google maps. También puedes ofrecerle a tus clientes una manera de reagendar o modificar su cita si tu política de cancelaciones lo permite. (También te recomendamos leer nuestro artículo “10 tips para evitar cancelaciones de citas en tu negocio”).

4. Utiliza plantillas: Si vas a enviar muchos mensajes recordatorios, utilizar plantillas puede ayudarte a ahorrar tiempo. Si utilizas la aplicación de Kumbio, podrás copiar cualquiera de las plantillas que te mostraré a continuación y automáticamente se modificará para la cita específica de cada cliente. 

Ejemplos de mensajes recordatorios de citas:

• • «Hola [nombre del cliente], te recuerdo que tienes una reunión con nosotros el [día] a las [hora]. ¡Espero verte allí! Ponte en contacto con nosotros si necesitas cambiar la cita o tienes alguna duda».

• • «Hola [nombre del cliente], este es un recordatorio de que tu cita en [nombre del negocio] es el [día] a las [hora]. Por favor, avísanos si necesitas hacer algún cambio. Gracias y hasta pronto».

• • «Hola [nombre del cliente], no te olvides de tu cita en [lugar] el [fecha] a las [hora]. ¡Te veremos pronto! Si necesitas cambiar la cita, avísanos».

5) Personalizar tus mensajes: La posibilidad de personalizar tus mensajes utilizando la información del cliente es una de las ventajas de emplear un sistema de mensajería automatizada. Esto puede ser tan básico como incluir el nombre del cliente en la bienvenida, o puede ser más detallado, como incluir la hora de su cita o los servicios que va a recibir. Personalizar tus mensajes puede ayudar a que tus clientes se sientan bien y confíen en tu negocio.

Beneficios de enviar recordatorios de citas:

Enviar recordatorios automáticos de citas a tus clientes tiene varias ventajas:

• • Mayor satisfacción del cliente: Los clientes valoran los recordatorios porque les ayudan a mantenerse organizados y evitar faltar a las citas.

• • Mejora la puntualidad: Cuando los clientes reciben recordatorios de citas, es más probable que sean puntuales. Esto puede ayudar a que tu agenda fluya mejor y no pierdas tiempo entre citas.

• • Menos ausencias: Las ausencias pueden ser una gran fuente de molestias y pueden afectar gravemente la rentabilidad de tu negocio. Puedes reducir las ausencias utilizando recordatorios automáticos.

¿Cuándo enviar recordatorios automáticos de citas?

Algunos sistemas te permiten elegir con cuánta antelación y a qué hora específica enviar los mensajes. Nosotros sugerimos enviar 1 confirmación y dos recordatorios.

1. 1. Confirmación: Enviar un mensaje de confirmación justo cuando el cliente agende la cita es una buena idea. Esto ayuda a confirmar los detalles de la cita y le permite al consumidor hacer preguntas o ajustes.

1. 1. 24 horas antes: Enviar un recordatorio el día anterior a la cita puede ser beneficioso para los clientes que se hayan olvidado o estén planificando las actividades del siguiente día.

1. 1. Dos horas antes: Un recordatorio unas horas antes de la cita puede ser muy útil para los olvidadizos y para los clientes ocupados. Este recordatorio es útil para reducir ausencias e incrementar la probabilidad de que tus clientes lleguen a tiempo.

Pero como todo, depende del negocio. Por eso te invito a que experimentes con varias opciones de programación para determinar qué funciona mejor para tu negocio y tus clientes.

¿Cómo medir la eficacia de los recordatorios de citas?

El principal objetivo de usar recordatorios es reducir ausencias y retrasos. Por ende, el éxito se mide con dos parámetros, tasa de ausencia y tasa de retrasos.

• • Tasa de ausencia: es el porcentaje de citas que esperas recibir pero a las cuales los clientes no asisten. 

• • Tasa de retrasos: es el porcentaje de citas que empiezan con retraso porque el cliente llega tarde.

Puedes utilizar tu software de reserva de citas para hacer un seguimiento de estas tasas. Si analizas estas cifras con regularidad, descubrirás patrones indicando que tu índice de inasistencia es mayor para determinados tipos de citas o clientes. Puedes utilizar estos datos para afinar tu estrategia de recordatorios y dirigirlos a los consumidores de manera estratégica.

Otros usos para recordatorios automáticos de WhatsApp

Aparte de los recordatorios de citas, los negocios pueden utilizar los recordatorios automáticos de WhatsApp para impulsar las interacciones con sus clientes y optimizar sus operaciones de diversas maneras. Estos son algunos ejemplos:

Recordatorios de pago

Si ofreces servicios o bienes por suscripción o a plazos, puedes utilizar recordatorios automáticos de WhatsApp para recordar pagos a los clientes. Esto puede ayudarte a evitar delincuencias y mejorar tu flujo de caja.

Recordatorios de eventos

Mensajes de seguimiento

Después de que un cliente haya realizado una compra o asistido a un evento, puedes utilizar los recordatorios automáticos de WhatsApp para enviar mensajes de agradecimiento y solicitar opiniones. Esto puede ayudarte a mejorar las relaciones con tus clientes y a recopilar información vital para mejorar y promocionar tus servicios. Recuerda que recopilar opiniones o reseñas es una de las claves para agendar más citas.

En conclusión, enviar recordatorios de citas por WhatsApp tiene muchísimos beneficios como reducir ausencias, evitar impuntualidades y mejorar la experiencia de tus clientes. Por otro lado, automatizar el proceso, puede ahorrarte mucho tiempo y dinero. Te recomendamos que lo pruebes por ti mismo. Abre una cuenta gratis en Kumbio para empezar a disfrutar de todos estos beneficios o agenda un demo con uno de nuestros especialistas.