Recordatorios de Citas

¿Cómo funcionan los recordatorios automáticos de citas por WhatsApp, Email y SMS?

1. Inmediatamente al agendar una cita, tu cliente recibe una notificación con todos los detalles de la cita.

2. Luego, 24 horas antes de su cita, el cliente recibe un recordatorio (el cual puede también incluir una confirmación de asistencia y opciones para modificar la cita).

Puedes enviarlos por WhatsApp, Email o SMS, y puedes monitorear todos los recordatorios que envías automáticamente desde la página de Resumen > Automatizaciones enviadas.

Puedes personalizarlos y cambiar el texto de los mensajes.

Puedes enviarlos utilizando tu propio número de WhatsApp, o utilizando un número genérico dependiendo de tu preferencia.

¿Es importante enviar notificaciones de agendamiento de citas?

Enviar una notificación de agendamiento (automática e inmediata) al agendar una cita con tus clientes es muy importante, ya que le indica a tus clientes que han agendado una cita en tu negocio exitosamente y les permite tener todos los detalles de la cita a su disposición (ya sea en su email o en sus mensajes de texto o de WhatsApp).

¿Es importante enviar un mensaje de confirmación de asistencia?

Enviando mensajes de confirmación de asistencia 24 horas antes de la cita, puedes darle la oportunidad a tus clientes de confirmar su asistencia o modificar su cita, evitando así ausencias y cancelaciones de último minuto.

Alrededor del 60% de los clientes responden a estos mensajes de confirmación de asistencia, dejando en promedio solo un 40% de citas en ese estado de «limbo» en el cual no sabes si la persona asistirá. De ser necesario, puedes enviar un segundo mensaje de confirmación a este 40% restante o enviar mensajes de seguimiento solamente a aquellos clientes que usualmente no asisten a sus citas.

¿Cómo enviar notificaciones de agendamiento, mensajes de confirmación de asistencia y recordatorios de citas?

Como todo en tu negocio, lo puedes hacer de dos maneras diferentes:

1. Manualmente: redactando y enviando cada mensaje tu mismo, uno por uno, por tu canal preferido.
2. Automáticamente: agendando tus citas en una aplicación de gestión de citas, en la cual las notificaciones de agendamiento, confirmaciones de asistencia y los recordatorios de citas se envían automáticamente por tu canal preferido (email, SMS o WhatsApp).

¿Es importante enviar recordatorios de citas?

El 70% de las ausencias ocurren porque a los clientes se les olvida que tienen una cita. Esto es fácilmente solucionable con recordatorios automáticos. Además, puedes usar los recordatorios para compartir información importante con tus clientes, como qué llevar, a dónde ir, cómo prepararse, etc.

¿Qué debe incluir un recordatorio de cita?

Para que recordatorio sea efectivo, debe ser claro, completo y conciso.

El mensaje debe usar lenguaje sencillo e ir directo al grano. Como mínimo debe incluir los siguientes detalles:

Nombre del cliente
Fecha y hora de la cita
Tipo de servicio a recibir
Nombre del profesional que atenderá al cliente
Otra información importante (preparación para el servicio, dirección, estacionamiento, etc.)

Ejemplo de recordatorio de cita (con confirmación incluida)

Hola Juan, este es un recordatorio de tu cita del viernes, 24 de marzo a las 2:00 PM.

Servicio: Primera Consulta
Con: Estefanía Hernández
Dónde: Sede Norte, Av. 90B Edf Sol, #35

Para confirmar tu asistencia, responde 1. Para modificar tu cita, responde 2.

¡Nos vemos pronto!
Clínica Orinoco

¿Cómo enviar recordatorios de citas por WhatsApp?

Si usas Kumbio, enviar recordatorios de citas por WhatsApp es realmente sencillo. Esta funcionalidad es parte de nuestros planes Premium y Business, y lo único que debes hacer es agendar citas desde nuestra plataforma.

Si NO estás usando Kumbio, tendrás que integrar tu sistema de agendamiento de citas con la API de Meta y trabajar con tus desarrolladores para crear un flujo que envíe mensajes de WhatsApp de manera automática cuando ciertas condiciones se cumplan (cuando se agenda una cita, cuando falten 24 horas para una cita, etc.).

¿Qué esperas para automatizar la parte más esencial de tu negocio?