¿Cómo Entrenar una Recepcionista y mantenerla Motivada?

En un artículo anterior hablamos de las cualidades que poseen las mejores recepcionistas y de las funciones más importantes que realizan. Y si bien es cierto que gran parte del éxito de una recepcionista es su personalidad, actitud y habilidades naturales, el entrenamiento y las herramientas que tienen a su disposición son incluso más importantes.

Los propietarios y gerentes pueden ayudar a su recepcionista a desarrollar las habilidades necesarias ofreciéndole formación y entrenamiento, así como fijando unas expectativas claras e invirtiendo en herramientas de gestión.

Compartiremos los mejores consejos de entrenamiento y motivación, y al final del artículo hablaremos de las mejores herramientas para ayudar a tu personal administrativo a incrementar su productividad. 

Así que, ¡empecemos!

Tips para Entrenar a una Recepcionista

Sé un buen ejemplo a seguir: como propietario o gerente del negocio debes dar el ejemplo. Exhibiendo cualidades positivas, influencias a tu personal administrativo a hacer lo mismo. Sé cordial y amable, ten una actitud positiva, prioriza la satisfacción de tus clientes, sonríe, y sé puntual.

Proporciona directrices claras: las recepcionistas deben tener directrices claras sobre cómo realizar su trabajo, incluidas las expectativas de atención al cliente, programación, pagos y tareas administrativas.

Estas directrices deben ser claras, concisas y fáciles de entender. Incluye ejemplos y metas específicas con resultados cuantificables.

Revisa las opiniones de tus clientes: puedes utilizar los comentarios que dejen tus clientes en plataformas de reseñas o los resultados de tus propias encuestas para identificar oportunidades de mejora y comunicarlas a tu personal administrativo.

Tips para Motivar a una Recepcionista

Reconoce y recompensa: es importante identificar y celebrar el rendimiento excepcional, esto ayudará a mantener a tu personal motivado y enfocado en cumplir los objetivos del negocio. Un ejemplo puede ser una bonificación por cada mes en que no se reciban quejas en cuanto a atención al cliente o al final del mes respecto a cuántos comentarios positivos recibió el negocio por la atención de la recepcionista.

Fomenta un ambiente de trabajo positivo: Un entorno de trabajo positivo puede ayudar a la recepcionista a sentirse apoyada y motivada, lo que se traduce en un mejor rendimiento y satisfacción laboral. Se amable, fomenta la comunicación abierta, reconoce esfuerzos y ofrece oportunidades de desarrollo profesional.

Fomenta la creatividad: Los recepcionistas son a menudo la primera línea de un negocio y están en una posición única para ofrecer soluciones y recomendaciones creativas según lo que observan en el día a día del negocio.

Motiva a tu recepcionista a pensar con originalidad y a idear formas nuevas e innovadoras de atender a los clientes, y posterior a esto, toma en cuenta sus ideas y propuestas de manera efectiva, para que sientan la importancia de su opinión y comportamiento en la empresa.

Mejores Herramientas para Incrementar la Productividad al Entrenar una Recepcionista

La organización es clave para el éxito de una recepcionista. Asegúrate de que tengan acceso a las herramientas y recursos necesarios para que puedan incrementar su productividad y apoyar al negocio en áreas de mayor valor.

Herramienta de agendamiento: si tu negocio opera en base a citas, una aplicación de agendamiento y gestión de citas es la mejor inversión que puedes hacer. Como mínimo, la aplicación debe poder ser manejada por tu recepcionista y permitir la autogestión de citas mediante una página de agendamiento en línea 7×24, automatizar el envío de confirmaciones y recordatorios de citas por WhatsApp y correo electrónico, y ofrecer calendarios compartidos en la nube.

Fichas de clientes y manejo de información: debes proveer a tu recepcionista con una herramienta segura y confiable para guardar notas, datos y archivos de clientes y relacionarlos con citas específicas.

Herramienta de contabilidad: una herramienta básica de contabilidad te ahorrará tiempo, dinero y dolores de cabeza. Con una buena aplicación contable podrás tomar el control de tu negocio, identificar cuentas por cobrar y llevar un registro impecable que podrás utilizar a la hora de la declaración de impuestos.

Pero no te preocupes, no tendrás que suscribirte a 3 aplicaciones distintas para lograrlo.

Nuestra app, Kumbio, es una herramienta todo en uno que te ofrece agendamiento en línea, automatiza el envío de confirmaciones y recordatorios por WhatsApp y correo, guarda la información de tus clientes y lleva un registro de citas y pagos.

Lo mejor de todo es que empezar es fácil y gratis. Si esto te interesa, abre una cuenta hoy mismo!

Siguiendo estos consejos, lograrás apoyar a tu recepcionista y garantizar su éxito y productividad. 

Gracias por leer nuestro artículo, nos vemos pronto.

Equipo Kumbio