¿Cómo Entrenar una Recepcionista y mantenerla Motivada?
No es un secreto que la recepcionista es el corazón de un negocio. Por lo que entrenar una recepcionista contribuye en gran medida al eficiente desarrollo de tu empresa.
Recuerda que si prefieres consumir este contenido en formato video, lo puedes hacer a través del siguiente enlace:
En un artículo anterior hablamos de las cualidades que poseen las mejores recepcionistas y de las funciones más importantes que realizan. Y si bien es cierto que gran parte del éxito de una recepcionista es su personalidad, actitud y habilidades naturales, el entrenamiento y las herramientas que tienen a su disposición son incluso más importantes.
Los propietarios y gerentes pueden ayudar a su recepcionista a desarrollar las habilidades necesarias ofreciéndole formación y entrenamiento, así como fijando unas expectativas claras e invirtiendo en herramientas de gestión.
Compartiremos los mejores consejos de entrenamiento y motivación, y al final del artículo hablaremos de las mejores herramientas para ayudar a tu personal administrativo a incrementar su productividad.
Así que, ¡empecemos!
Tips para Entrenar a una Recepcionista
Sé un buen ejemplo a seguir: como propietario o gerente del negocio debes dar el ejemplo. Exhibiendo cualidades positivas, influencias a tu personal administrativo a hacer lo mismo. Sé cordial y amable, ten una actitud positiva, prioriza la satisfacción de tus clientes, sonríe, y sé puntual.
Proporciona directrices claras: las recepcionistas deben tener directrices claras sobre cómo realizar su trabajo, incluidas las expectativas de atención al cliente, programación, pagos y tareas administrativas.
Estas directrices deben ser claras, concisas y fáciles de entender. Incluye ejemplos y metas específicas con resultados cuantificables.
Revisa las opiniones de tus clientes: puedes utilizar los comentarios que dejen tus clientes en plataformas de reseñas o los resultados de tus propias encuestas para identificar oportunidades de mejora y comunicarlas a tu personal administrativo.
Tips para Motivar a una Recepcionista
Reconoce y recompensa: es importante identificar y celebrar el rendimiento excepcional, esto ayudará a mantener a tu personal motivado y enfocado en cumplir los objetivos del negocio. Un ejemplo puede ser una bonificación por cada mes en que no se reciban quejas en cuanto a atención al cliente o al final del mes respecto a cuántos comentarios positivos recibió el negocio por la atención de la recepcionista.
Fomenta un ambiente de trabajo positivo: Un entorno de trabajo positivo puede ayudar a la recepcionista a sentirse apoyada y motivada, lo que se traduce en un mejor rendimiento y satisfacción laboral. Se amable, fomenta la comunicación abierta, reconoce esfuerzos y ofrece oportunidades de desarrollo profesional.
Fomenta la creatividad: Los recepcionistas son a menudo la primera línea de un negocio y están en una posición única para ofrecer soluciones y recomendaciones creativas según lo que observan en el día a día del negocio.
Motiva a tu recepcionista a pensar con originalidad y a idear formas nuevas e innovadoras de atender a los clientes, y posterior a esto, toma en cuenta sus ideas y propuestas de manera efectiva, para que sientan la importancia de su opinión y comportamiento en la empresa.
Mejores Herramientas para Incrementar la Productividad al Entrenar una Recepcionista
La organización es clave para el éxito de una recepcionista. Asegúrate de que tengan acceso a las herramientas y recursos necesarios para que puedan incrementar su productividad y apoyar al negocio en áreas de mayor valor.
Herramienta de agendamiento: si tu negocio opera en base a citas, una aplicación de agendamiento y gestión de citas es la mejor inversión que puedes hacer. Como mínimo, la aplicación debe poder ser manejada por tu recepcionista y permitir la autogestión de citas mediante una página de agendamiento en línea 7×24, automatizar el envío de confirmaciones y recordatorios de citas por WhatsApp y correo electrónico, y ofrecer calendarios compartidos en la nube.
Fichas de clientes y manejo de información: debes proveer a tu recepcionista con una herramienta segura y confiable para guardar notas, datos y archivos de clientes y relacionarlos con citas específicas.
Herramienta de contabilidad: una herramienta básica de contabilidad te ahorrará tiempo, dinero y dolores de cabeza. Con una buena aplicación contable podrás tomar el control de tu negocio, identificar cuentas por cobrar y llevar un registro impecable que podrás utilizar a la hora de la declaración de impuestos.
Pero no te preocupes, no tendrás que suscribirte a 3 aplicaciones distintas para lograrlo.
Nuestra app, Kumbio, es una herramienta todo en uno que te ofrece agendamiento en línea, automatiza el envío de confirmaciones y recordatorios por WhatsApp y correo, guarda la información de tus clientes y lleva un registro de citas y pagos.
Lo mejor de todo es que empezar es fácil y gratis. Si esto te interesa, abre una cuenta hoy mismo!
Siguiendo estos consejos, lograrás apoyar a tu recepcionista y garantizar su éxito y productividad.
Gracias por leer nuestro artículo, nos vemos pronto.
Equipo Kumbio