¿Cómo Gestionar Citas en un Negocio?

Pero primero entendamos algo…

¿Cuál es la mejor manera de gestionar citas en un negocio?

Estas son las tres formas principales en que una empresa puede gestionar citas:

1. 1. Los clientes pueden consultar los espacios disponibles y apartar sus citas directamente en el sitio web de la empresa con un sistema de agendamiento en línea. A los clientes les encanta esta opción, ya que pueden reservar 24/7, inmediatamente con un par de clics y no hay que esperar que la empresa abra o que un miembro del equipo esté disponible.
   2. Los clientes pueden ponerse en contacto por teléfono o enviar un correo electrónico a la empresa para solicitar una cita, y un miembro del personal la podría reservar manualmente. Esto es adecuado para organizaciones que no quieren invertir en un sistema de reservas online o desean tener un mayor control sobre el proceso. Sin embargo, este sistema solo funciona con pocas reservaciones semanales, ya que distrae al personal y toma mucho tiempo. Además podría causar una mala experiencia para los clientes, ya que hoy en día la mayoría desea un proceso ágil y fácil. Sin intermediarios y dificultades al momento de reservar. 
   3. Algunas empresas permiten a los clientes pedir citas utilizando redes sociales o aplicaciones de mensajería como Facebook o WhatsApp. Esta opción suele ser utilizada por negocios que tienen una audiencia joven, pero al igual que la opción anterior, no es la más recomendable debido a su ineficiencia.

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Ventajas de gestionar citas en un negocio con un software especializado

Para todo negocio, utilizar un sistema de agendamiento de citas puede ofrecer las siguientes ventajas:

• • Mayor eficacia y productividad: Un sistema de gestión de citas facilita la planificación, el control de la disponibilidad y los horarios del personal. Esto puede ayudarte a aprovechar al máximo tu tiempo y evitar errores como programar una misma cita dos veces o apuntarla en el día equivocado.

• • Mejora la experiencia del cliente: Los clientes pueden programar citas en línea de manera inmediata y a cualquier hora. Esto resulta más práctico que llamar por teléfono o solicitar la cita en persona en un horario limitado. 

• • Reduce las ausencias y las cancelaciones:  Una aplicación como Kumbio ofrece el envío de recordatorios automáticos. Estos ayudan a reducir ausencias y por ende incrementan la productividad y rentabilidad de tu negocio. Un estudio reciente comprobó que los recordatorios de citas automáticos disminuyen las ausencias y las cancelaciones en un 38%.

Con todos estos beneficios, seguro te estás preguntando ¿qué tienes que hacer para empezar a usar un sistema de agendamiento de citas? Pero te voy a detener ahí, porque quiero que primero conozcas los distintos tipos de sistemas que existen hoy por hoy.

Tipos de sistemas para gestionar citas en un negocio

Hay 3 categorías de sistemas de citas:

• • Sistemas básicos: Estos sistemas solamente ofrecen programación de citas y nada más. Tener un sistema de este tipo es mejor que manejar tus citas manualmente, pero suelen ser muy limitados. Mantener la información de tus clientes organizada no es fácil. Al no tener funcionalidades de mercadeo o control, usualmente terminas necesitando otras aplicaciones y aumentando la complejidad de tu operación.
    

• • Sistemas todo en uno: Estos sistemas ofrecen agendamiento de citas en línea, recordatorios de citas, mercadeo automatizado, control de inventario y pagos, entre otras cosas. Kumbio, una aplicación gratis de programación de citas, entra en esta categoría. Estos sistemas son una magnífica opción si buscas gestionar todas tus tareas en un solo lugar y permita crecer de una manera organizada y eficiente.

• • Sistemas a la medida: Si tu empresa tiene exigencias particulares y presupuesto más amplio, puedes investigar una solución que se adapte a tus necesidades exactas. Es una buena opción si quieres más personalización o integrarte con otros sistemas. Pero para alcanzarlo necesitarás un presupuesto más elevado y un equipo que se encargue de diseñar lo que buscas.

¿Cómo elegir el mejor sistema para gestionar citas en un negocio?

Asegúrate que sea completo, fácil de usar, con buen servicio al cliente y te apoye en la configuración inicial. Aquí tienes algunas cosas en las que pensar:

• • Busca un sistema que sea completo y funcional: con funcionalidades como recordatorios automáticos, programación flexible, herramientas de mercadeo, control de inventario y monitoreo de pagos. 

• • Ten en cuenta el costo y la comodidad: Los sistemas de citas varían en precio y complejidad, selecciona uno que se adapte a tu presupuesto. Kumbio ofrece una versión gratuita y los planes pagos tienen los precios más competitivos del mercado.

• • Elige un sistema intuitivo y fácil de usar:  Busca un sistema que ofrezca un buen soporte técnico para ayudarte a ponerlo en marcha rápidamente. Entre más sencillo e intuitivo sea el sistema mejor, recuerda que esta aplicación será usada por tu equipo muchas veces todos los días.

Tips fundamentales para gestionar citas en un negocio

La tecnología ayuda mucho, pero para poder gestionar tus citas de una manera eficiente, tus acciones, políticas y reglamentos deben tener en cuenta lo siguiente:

1. 1. Establece políticas y formas de comunicación claras: Los clientes deben entender tus normas y requisitos para cancelaciones y ausencias, ya que esto puede ayudar a evitar malentendidos.

1. 1. Utiliza confirmaciones y recordatorios automáticos: Los recordatorios pueden ser una técnica eficaz para reducir las ausencias y las cancelaciones. Considera utilizar una herramienta que te permita enviar recordatorios por correo electrónico o WhatsApp.

1. 1. Envía encuestas de satisfacción a tus clientes: Hacerle seguimiento a tus clientes después de ciertas citas, es fundamental. Esto puede ayudarte a encontrar áreas que hay que mejorar en tu negocio y a asegurarte de que tus clientes están contentos con los servicios que ofreces. Considera configurar un email automático en Kumbio para distribuir una breve encuesta a tus clientes y pedirles que dejen un comentario positivo en Google.

1. 1. Sé flexible: Tener políticas de agendamiento es importante. También es vital ser flexible y estar preparado para ser empático con tus clientes cuando surjan situaciones imprevistas. Esto puede ayudar a desarrollar la confianza y la lealtad, que son esenciales para el éxito de cualquier negocio. Por ejemplo, está bien hacer excepciones si un cliente agenda contigo por otro método (como a través de una llamada o mensaje).

Y, aunque gestionemos nuestro negocio de una forma óptima, siempre habrá un factor que no podamos controlar completamente: los clientes. 

¿Cómo manejar las ausencias y cancelaciones de último minuto?

También es una buena idea disponer de una estrategia para gestionar las citas perdidas en tu calendario. Permitir que otros clientes programen el hueco disponible o cerrar la hora por otros motivos podrían ser ejemplos de ello.

Una aplicación como Kumbio, automatiza estos dos procesos, dejándote más tiempo para que te enfoques en atender a tus clientes y gestionar tu negocio.

Tips para manejar a clientes difíciles

Todo empresario se enfrentará en algún momento a clientes complicados. Es importante manejar estas situaciones con profesionalidad y tacto. Fijar límites, reglas y controlar las expectativas de los clientes desde el principio es una buena forma de conseguirlo. 

Si un cliente no está satisfecho o tiene una queja, intenta escuchar sus problemas y encontrar una solución. Para resolver el problema, puedes ofrecer un descuento o incluso un servicio gratuito.

En resumen, la gestión de citas es un componente fundamental para el éxito de una pequeña empresa. Una buena gestión puede mejorar la productividad de tu personal, aumentar la satisfacción de los clientes y mejorar dramáticamente la rentabilidad de tu negocio. Al elegir un sistema de gestión de citas, busca una solución completa que sea fácil de usar y que ofrezca apoyo tanto en la configuración inicial como en el uso diario.

Mediante el uso de un software de agendamiento y con normas claras, los negocios pueden retomar el control de su agenda, evitar la mayoría de los problemas típicos y prosperar entre la competencia.

Gracias por leerlo hasta el final y recuerda que tenemos disponible un video tutorial para configurar Kumbio desde cero. 

¡Nos vemos pronto!

Team Kumbio