¿Cómo Enviar Recordatorios de Citas por WhatsApp Automáticamente?

Cuando se trata de gestionar un negocio con éxito, saber cómo enviar recordatorios de citas por WhatsApp a los clientes es una herramienta esencial para garantizar que los clientes asistan y que cuando asistan, lo hagan puntualmente. Mira el video antes de empezar: 

Estos recordatorios pueden enviarse por correo electrónico o mensaje de texto, pero como bien sabemos, el canal más conveniente tanto para dueños de negocios como clientes es WhatsApp.

Cuando se trata de gestionar un negocio con éxito, saber cómo enviar recordatorios de citas por WhatsApp a los clientes es una herramienta esencial para garantizar que los clientes asistan y que cuando asistan, lo hagan puntualmente. Estos recordatorios pueden enviarse por correo electrónico o mensaje de texto, pero como bien sabemos, el canal más conveniente tanto para dueños de negocios como clientes es WhatsApp.

recordatorios de citas teclado y notas de recordatorio

En este artículo veremos cómo enviar recordatorios de citas usando WhatsApp Business de manera automática y también te daré recomendaciones para redactar los mejores recordatorios (incluyendo plantillas y ejemplos de recordatorios de citas). También hablaremos de cómo medir la eficacia de los recordatorios y al final del artículo te daremos ideas creativas para utilizar recordatorios en otras áreas de tu negocio.

El primer paso para enviar recordatorios de citas es descargar WhatsApp. Para el envío de recordatorios manuales, la aplicación personal basta. Pero si estás buscando automatizar este proceso, necesitarás la aplicación de negocios, WhatsApp Business.

1) Enviar recordatorios de citas usando un Software de Agendamiento de Citas

aplicación de agendamiento de citas que permite enviar recordatorios de citas por WhatsApp y gestioanr tu negocio

Un servicio como éste puede ser especialmente beneficioso para negocios pequeños y emprendedores ocupados que de pronto no tienen el presupuesto para pagar mensualidades costosas o el tiempo para desarrollar integraciones complicadas.

2) Utilizar Herramientas de Recordatorios que se Integran con tu Agenda

enviar recordatorios de citas por whatsapp google calendar herramienta de google para enviar recordatorios y gestionar a tu clientela y negocio

3) Programar Mensajes Recordatorios

Esta solución es mejor que tener ausencias o que enviar recordatorios de manera manual, pero también lleva trabajo ya que la programación y reprogramación de mensajes toma bastante tiempo. Por eso, recomendamos esta solución solo si tienes muy pocas citas. Si tienes más de 5 o 10 citas diarias, es mejor utilizar un programa “todo en uno” como Kumbio, que además de hacer todo por ti, tiene unos excelentes planes gratis que incluyen confirmaciones y recordatorios de citas por WhatsApp. 

Ahora que ya somos expertos en cómo enviar recordatorios automáticamente, veamos cómo crear el recordatorio perfecto. 

¿Cómo redactar un mensaje al enviar recordatorios de citas por WhatsApp?

    1. Lo más importante es que sea sencillo: No quieres confundir a tus clientes con un mensaje largo y enredado. Sé breve y directo, y enfócate en lo esencial que es la fecha, la hora y el lugar de la cita.

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2. Utiliza un tono agradable: Quieres que tu recordatorio sea útil y amable, en lugar de molesto o conflictivo. Utiliza un tono amistoso y conversacional, y evita usar letras mayúsculas.

4. Utiliza plantillas: Si vas a enviar muchos mensajes recordatorios, utilizar plantillas puede ayudarte a ahorrar tiempo. Si utilizas la aplicación de Kumbio, podrás copiar cualquiera de las plantillas que te mostraré a continuación y automáticamente se modificará para la cita específica de cada cliente. 

Ejemplos de mensajes recordatorios de citas:

    • «Hola [nombre del cliente], te recuerdo que tienes una reunión con nosotros el [día] a las [hora]. ¡Espero verte allí! Ponte en contacto con nosotros si necesitas cambiar la cita o tienes alguna duda».

    • «Hola [nombre del cliente], este es un recordatorio de que tu cita en [nombre del negocio] es el [día] a las [hora]. Por favor, avísanos si necesitas hacer algún cambio. Gracias y hasta pronto».

    • «Hola [nombre del cliente], no te olvides de tu cita en [lugar] el [fecha] a las [hora]. ¡Te veremos pronto! Si necesitas cambiar la cita, avísanos».

5) Personalizar tus mensajes: La posibilidad de personalizar tus mensajes utilizando la información del cliente es una de las ventajas de emplear un sistema de mensajería automatizada. Esto puede ser tan básico como incluir el nombre del cliente en la bienvenida, o puede ser más detallado, como incluir la hora de su cita o los servicios que va a recibir. Personalizar tus mensajes puede ayudar a que tus clientes se sientan bien y confíen en tu negocio.

Beneficios de enviar recordatorios de citas:

Enviar recordatorios automáticos de citas a tus clientes tiene varias ventajas:

    • Mayor satisfacción del cliente: Los clientes valoran los recordatorios porque les ayudan a mantenerse organizados y evitar faltar a las citas.

    • Mejora la puntualidad: Cuando los clientes reciben recordatorios de citas, es más probable que sean puntuales. Esto puede ayudar a que tu agenda fluya mejor y no pierdas tiempo entre citas.

    • Menos ausencias: Las ausencias pueden ser una gran fuente de molestias y pueden afectar gravemente la rentabilidad de tu negocio. Puedes reducir las ausencias utilizando recordatorios automáticos.

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¿Cuándo enviar recordatorios automáticos de citas?

Algunos sistemas te permiten elegir con cuánta antelación y a qué hora específica enviar los mensajes. Nosotros sugerimos enviar 1 confirmación y dos recordatorios.

    1. Confirmación: Enviar un mensaje de confirmación justo cuando el cliente agende la cita es una buena idea. Esto ayuda a confirmar los detalles de la cita y le permite al consumidor hacer preguntas o ajustes.

    1. 24 horas antes: Enviar un recordatorio el día anterior a la cita puede ser beneficioso para los clientes que se hayan olvidado o estén planificando las actividades del siguiente día.

    1. Dos horas antes: Un recordatorio unas horas antes de la cita puede ser muy útil para los olvidadizos y para los clientes ocupados. Este recordatorio es útil para reducir ausencias e incrementar la probabilidad de que tus clientes lleguen a tiempo.

Pero como todo, depende del negocio. Por eso te invito a que experimentes con varias opciones de programación para determinar qué funciona mejor para tu negocio y tus clientes.

¿Cómo medir la eficacia de los recordatorios de citas?

El principal objetivo de usar recordatorios es reducir ausencias y retrasos. Por ende, el éxito se mide con dos parámetros, tasa de ausencia y tasa de retrasos.

    • Tasa de ausencia: es el porcentaje de citas que esperas recibir pero a las cuales los clientes no asisten. 

    • Tasa de retrasos: es el porcentaje de citas que empiezan con retraso porque el cliente llega tarde.

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Es interesante llevar un registro de estos números y comparar el antes y el después. Nuestros clientes han visto mejoras de hasta un 70% en sus ausencias y retrasos. ¡Los recordatorios funcionan!

Puedes utilizar tu software de reserva de citas para hacer un seguimiento de estas tasas. Si analizas estas cifras con regularidad, descubrirás patrones indicando que tu índice de inasistencia es mayor para determinados tipos de citas o clientes. Puedes utilizar estos datos para afinar tu estrategia de recordatorios y dirigirlos a los consumidores de manera estratégica.

Otros usos para recordatorios automáticos de WhatsApp

Aparte de los recordatorios de citas, los negocios pueden utilizar los recordatorios automáticos de WhatsApp para impulsar las interacciones con sus clientes y optimizar sus operaciones de diversas maneras. Estos son algunos ejemplos:

Recordatorios de pago

Si ofreces servicios o bienes por suscripción o a plazos, puedes utilizar recordatorios automáticos de WhatsApp para recordar pagos a los clientes. Esto puede ayudarte a evitar delincuencias y mejorar tu flujo de caja.

Recordatorios de eventos

evento de negocios clientes evento corporativo

Puedes utilizar recordatorios automáticos de WhatsApp para enviar recordatorios sobre tu evento, compartir la ubicación y enviar otras instrucciones importantes. Esto puede ayudar a aumentar la asistencia, evitar malentendidos y ofrecer una mejor experiencia para tus clientes.

Mensajes de seguimiento

Gracias por leer nuestro artículo y como siempre, deja cualquier duda que tengas en los comentarios.

¡Nos vemos pronto!

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