Información y Datos de Clientes - Guía para Manejarlos
En los primeros meses de tu negocio, llevar una base de datos de clientes organizada es recomendable, pero no es necesariamente crítico en ciertos sectores.
Tienes clientes, pero no tantos como para no poder recordar sus nombres y preferencias. Pero a medida que tu negocio crece, mantener un registro con los datos de contacto, información general, preferencias e interacciones recientes es extremadamente valioso.
En este artículo hablaremos de cuáles son los más importantes, cómo recopilarlos y cómo almacenarlos. Y asegúrate de leer el artículo hasta el final, donde te mostraré porqué es tan valiosa esta información y cómo la puedes utilizar en tu negocio para ofrecer una mejor atención e incrementar tu rentabilidad.
Y recuerda que si prefieres consumir este contenido en formato vídeo, también tenemos esa opción. Acá te dejo el enlace:
Bueno, ¡empecemos!
¿Qué datos le debo pedir a mis clientes?
Existen 4 tipos de datos:
Información de contacto: información básica para contactar al cliente y a su contacto de emergencia.
- Nombre
- Apellido
- Teléfono
- Nombre de Contacto de Emergencia
- Teléfono de Contacto de Emergencia
Datos Demográficos: información demográfica para entender mejor a tu clientela.
- Fecha de nacimiento
- Dirección
- Género
- Profesión
Datos Personales: información necesaria para realizar tus servicios de manera eficiente y segura. Estos datos varían y son específicos al sector de tu negocio. Dependiendo de tu sector, debes recopilar los siguientes datos como mínimo.
Salud
- Alergias
- Condiciones médicas
- Medicamentos
- Cirugías previas
Estética
- Alergias
Consultores
- Ingresos
- Activos
- Pasivos
Mascotas
- Raza
- Peso
- Edad
- Comportamiento
- Alergias
Automotriz
- Marca
- Modelo
- Año
- Kilometraje
Preferencias, metas, comentarios e interacciones: preferencias relacionadas a tus servicios, compras pasadas, o comentarios útiles que valga la pena documentar.
- Metas
- Areas a evitar
- Areas de enfoque
- Preferencias de color, productos, etc.
- Otros comentarios
Estos son simplemente algunos ejemplos de la información que puedes pedirle a tus clientes. Solo pide información que realmente sea útil, ya sea para mejorar la experiencia de tus clientes o te ayude a mejorar tu negocio y tu mercadeo.
¿Cómo solicitar y recopilar datos de clientes?
Pedirle información a tus clientes puede ser incómodo y tomar mucho tiempo. El truco es hacer este proceso lo más fácil, natural y rápido que puedas.
Estas son algunos métodos que puedes utilizar para lograrlo eficientemente sin ser muy invasivo:
- Formularios: Pídele a tus clientes que rellenen formularios con sus datos de contacto, preferencias y cualquier otra información pertinente. Esto puede hacerse en persona, en línea o una mezcla de ambas. Trata de que tus clientes solo tengan que llenar un formulario antes de su primera cita.
- Interacciones: Anota todos los datos que te haya proporcionado el cliente a través de conversaciones telefónicas, correos electrónicos y reuniones en persona.
- Registro de citas y compras: Llevar un registro de transacciones es extremadamente útil para entender mejor a tus clientes y predecir su comportamiento futuro.
Además de reunir y actualizar la información de los clientes, es fundamental organizarla de modo que tú y tu personal puedan acceder a ella y utilizarla fácilmente.
¿Cómo organizar y almacenar la información de mis clientes?
Si bien es posible guardar cierta información en un cuaderno, en un archivo de Excel, Google Drive o en tu Software contable, no son soluciones seguras, eficientes y escalables.
La mejor manera de consolidar toda esta información y aprovecharla al máximo es utilizando un CRM.
Los clientes te confían su información personal, por lo que es fundamental que se trate con cuidado y se proteja de posibles peligros como ciberataques o filtraciones de datos. Estas son algunas maneras para resguardar los datos de tus clientes:
- Utiliza servidores seguros y encriptados para toda información que se guarde en la web.
- Entrena a tu personal en temas de ciberseguridad para que entiendan la importancia de mantener los datos seguros, como protegerlos y que comportamientos evitar.
- Actualiza y cambia tus contraseñas periódicamente.
- Prepara un plan de reacción si experimentas problemas de seguridad.
Los datos de tus clientes deben protegerse no sólo por razones éticas, sino también legales. Muchos países tienen normas para proteger los datos de los consumidores, y su incumplimiento puede acarrear multas u otras sanciones legales.
Y si no quieres tener que preocuparte por todo esto y deseas preservar la confianza de tus clientes, lo mejor es gestionar tu negocio y la información de tus clientes utilizando un software especializado con servidores seguros y encriptados.
Por ejemplo, Kumbio, el mejor CRM para negocios pequeños y medianos, ayuda a negocios a gestionar la información de sus clientes, sus citas, recordatorios y transacciones de manera segura.
Kumbio protege la información de los clientes frente a peligros potenciales, como ciberataques o filtraciones de datos. Lo único que debes hacer, es no compartir tu contraseña de Kumbio, ¡eso es todo!
Si esto te interesa, te invito a que crees una cuenta hoy mismo. Desde agendamiento en línea, confirmaciones y recordatorios por WhatsApp, notas y fichas de clientes, Kumbio facilita la gestión de tu negocio y te permite crecer sin estrés.
¿Cómo utilizar los datos de tus clientes?
Mi recomendación es que utilices los datos de tus clientes solamente para beneficiarlos a ellos. Si no estás seguro si debes utilizar sus datos, es mejor no hacerlo, o por lo menos confirmar con ellos antes de hacerlo.
Estas son algunas maneras en las cuales puedes utilizar los datos de tus clientes para brindarles una mejor experiencia y a la vez, crecer tu negocio.
1. Incrementar la satisfacción y retención de tus clientes mediante fichas de clientes detalladas que permitan personalizar la experiencia de cada cliente. Entre más puedas personalizar, mejor. Desde los temas de conversación, hasta las técnicas y productos que utilices en tus servicios, cada cliente es diferente, y valorará ese tratamiento especial.
2. Vender más haciendo ofertas especiales en base a compras o comportamientos previos. Esta estrategia te permitirá hacer sugerencias personalizadas, así como a hacer Cross Selling de artículos o servicios relacionados, e incluso automatizar el envío de notificaciones de re-agendamiento para aquellos clientes que no hayan todavía agendado próxima consulta, limpieza, corte, o chequeo!
Ejemplo de Cross Selling: a un cliente que haya agendado una cita para un tratamiento facial, le podrías enviar una sugerencia donde recomiendes un tratamiento o producto complementario para mejorar sus resultados.
Ejemplo de Reagendamiento: enviarle un mensaje a un cliente 3 meses después de su última limpieza dental invitándolo a agendar una nueva cita.
Estas campañas son extremadamente efectivas y garantizan el incremento de tu rentabilidad y un mayor flujo de clientes, y pueden ser realizadas por WhatsApp o por correo electrónico.
Si esto te interesa, te invitamos a leer nuestra guía de E-mail Marketing para que aproveches los correos de tus clientes y toda la información que has recopilado (y no te preocupes, esos mismos conocimientos los puedes utilizar si prefieres enviar tus mensajes vía WhatsApp!)
3. Analiza tu registro de citas y transacciones para identificar tendencias, saber que servicios se venden más, e incluso saber quienes son tus mejores clientes.
¡Y eso es todo por hoy!
Para resumir, dicen que la información y la data son el nuevo petróleo.
Así que te recomiendo que uses las técnicas que discutimos en este artículo para que se la pidas a tus clientes, la guardes, la protejas y la aproveches. Gracias por leer nuestro artículo, nos vemos en la próxima publicación.
Equipo Kumbio