Mejora Tu Negocio: Cómo Integrar un Software de Gestión de citas
Integrar un software de Gestión de citas a tu negocio actual (incluso si estás empezando y no tienes tantos clientes diariamente) puede ahorrarte tiempo y molestias, agilizar tu flujo de trabajo y ayudarte a gestionar mejor tu negocio basado en citas.
Si te sientes abrumado por la idea, no te preocupes: te guiaremos paso a paso por el proceso de la programación efectiva de citas.
Ahora empecemos por el principio:
¿Por qué necesitas integrar un software de gestión de citas?
Porque puede hacer maravillas por tu negocio, tan simple como eso.
Con un software que programe tus clientes ya no necesitarás perder tiempo enviando correos, Whatsapps o llamando para programar citas, además de la ventaja que te da un sistema informático que no permite las citas perdidas (u olvidadas) y las reservas dobles sin querer en un mismo horario.
Con un programa de gestión, tus clientes pueden agendar citas contigo fácilmente por Internet, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Y tendrás todos los detalles al alcance de la mano: se acabó lo de garabatear las citas en un cuaderno desordenado o confiar en tu memoria para recordar tus próximos clientes.
Así que, sin más preámbulos, ¡empecemos con el paso a paso para agregarlo a tu negocio!
Paso 1: Investiga y elige el software adecuado
Antes de ponerte manos a la obra, tienes que encontrar el software de programación de citas que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Hay muchas opciones, así que tómate tu tiempo e investiga.
Al escoger un programa ten presente los siguientes aspectos del software adecuado:
- Características: ¿Qué necesitas que haga el programa? ¿Necesitas reservas online, recordatorios automáticos, procesamiento de pagos, un calendario para visualizar todas tus citas, o todo eso junto?
- Integraciones: ¿Se integra el software con los medios que ya utilizas, como tu sitio web, correo electrónico o el whatsapp de tu empresa para contactar clientes?
- Facilidad de uso: ¿Es fácil de usar el programa? ¿Tu y tu personal pueden aprender rápidamente cómo usarlo?
- Precio: ¿Cuánto cuesta el programa? ¿Se ajusta a tu presupuesto?
Una vez que hayas encontrado el software adecuado, que cumpla tu lista de necesidades y que haga MÁS FÁCIL la gestión de tus citas, es hora de pasar al siguiente paso.
Paso 2: Configurar el software
Configurar el programa si escogiste uno que se adapte a tu tipo de negocio debería ser relativamente sencillo, pero cada software es diferente, así que asegúrate de seguir las instrucciones primeramente.
Siguiendo nuestro programa de agendamiento Kumbio el proceso de configuración es rápido, ¡en solo 3 pasos! Y lo único que necesitarás es conocer tus horarios y la información de tu empresa, sin mayor complejidad.
Para empezar con el registro ve al botón Empezar Ahora y registrate en la aplicación con tus datos (debes atender clientes en tu negocio preferiblemente pues la app te tomará como el primer profesional para que los clientes puedan agendar citas contigo).
- Primero: Agrega el nombre de tu negocio, y tu sector.
- Segundo: Ingresar tu horario y días de atención.
- Tercero: Ingresa tu servicio más popular (más adelante podrás agregar el resto de los servicios que vendes en tu negocio).
Ya con eso tendrás la configuración inicial de tu empresa, la aplicación te pedirá a continuación que agendes una cita de prueba como si fueras un cliente para familiarizarte en el proceso y los recordatorios automáticos que enviará la aplicación para ayudarte a ti y al cliente a concretar la cita.
Automáticamente se te enviará al apartado “calendario” donde podrás ver la cita que se acaba de agendar y el espacio donde se verán tus futuros compromisos agendados.
Al presionar “continuar” podrás terminar de agregar todos los servicios de tu negocio, los términos y condiciones que tus clientes necesitan saber antes de agendar y demás detalles,
También desde el apartado de “Organización”, podrás agregar más profesionales si tienes varios empleados que realizan servicios, y otras sedes si las posees.
El tiempo de configurar el software de gestión de citas dependerá de la cantidad de profesionales, servicios y sedes que tenga tu negocio, pero una vez agregues toda la información, prácticamente no tendrás que hacer nada más a menos que surjan cambios en tus servicios (como ajustes en el precio o nuevo personal que llegue a tu negocio).
Adicionalmente, al momento de configurar el programa en la sección “General” de Organización, te recomendamos personalizar el aspecto de tu página de agendamiento agregando tu logo, foto de portada, imágenes de tu equipo, una descripción de tu empresa, etc. Es una excelente forma de aportar más profesionalismo a tu página y lograr que tus clientes confíen en tu negocio.
Una vez termines de configurar tu Organización, es hora de integrar con tus canales cotidianos:
Paso 3: Integra el software de gestión de citas con tus herramientas actuales
Ahora que tu programa escogido está configurado, es hora de integrarlo con los medios que ya utilizas. Aquí es donde ocurre la magia. Debes asegurarte de que tu software de programación de citas está integrado con tu sitio web, correo electrónico y cualquier otra herramienta que estés usando para llegar a los clientes . De este modo, tus clientes podrán reservar citas contigo online sin problemas, y tú podrás gestionar esas citas sin cambiar tus herramientas actuales.
He aquí cómo empezar
Integración en el sitio web: Puedes añadir un botón de reserva a tu sitio web para que tus clientes puedan reservar citas contigo directamente desde tu sitio web.
Integración con el correo electrónico: Puedes configurar recordatorios automáticos de citas para que tus clientes nunca se olviden de sus citas contigo. También puedes recibir notificaciones por correo electrónico cuando un cliente reserve una cita (Esta integración es AUTOMÁTICA usando nuestro software de manejo de citas, no tendrás que hacerlo tú, nosotros ya nos encargamos de eso).
Adicionalmente, el correo es un excelente medio para conseguir nuevos clientes y hacer que los viejos vuelvan a tu negocio de manera recurrente, si te interesa saber cómo hacerlo o e marketing por correo electrónico o email-marketing, haz clic aquí.
Integración con procesadores de pagos: Si ofreces pagos online, puedes configurar la integración con tu procesador de pagos para que puedas aceptar los pagos de las citas directamente desde tu software de programación de citas.
Integrar el software con tus redes sociales: coloca en tu biografía de Instagram, Facebook y Tiktok o historias destacadas el link a tu página de agendamiento, de esa manera en el momento que un cliente llegue a tu cuenta buscando agendar contigo podrá hacerlo sin intermediarios.
Integración con tu mensajería: ya sea que tus clientes te contacten por vía de mensajes privados de Instagram, Facebook, Whatsapp o algún otro canal, configura mensaje automáticos donde incluyas el link a tu página de agendamiento para redirigirlos directamente a que agenden contigo o puedan ver mayor información sobre tu negocio.
En el caso de WhatsApp, el programa de gestión de citas que te contamos arriba (Kumbio) incluye la integración directa con WhatsApp donde le enviamos a todos los clientes que agenen en tu negocio una notificación y recordatorios de sus próximas citas a su whatsapp personal, mejorando la comunicación y la atención a los clientes.
Todas estas integraciones pueden hacer que tu página de agendamiento sea un medio super potente para agendar una gran cantidad de citas y gestionar múltiples clientes, al mismo tiempo que dirige a todos tus clientes potenciales y comunicaciones a un único canal para hacer más rápido y fácil el proceso.
Aún así pueden surgir inconvenientes y aquí te damos posibles soluciones a ellos:
Paso 4: Probar y solucionar problemas
Una vez que hayas integrado tu software de programación de citas con tus herramientas existentes, es hora de probarlo. Asegúrate de que todo funciona como debería y de que tus clientes pueden reservar citas contigo fácilmente. Si tienes algún problema, que no cunda el pánico. La mayoría de los programas de programación de citas incluyen asistencia, así que ponte en contacto con ellos para que te ayuden.
Eso es un punto importante a la hora de escoger finalmente el programa que usarás para la programación de tus citas, ya que necesitas tener la certeza que a la hora de un inconveniente o duda, tendrás una amable atención que solucione tu circunstancia.
Otro punto importante a tener en cuenta: a medida que tu negocio crezca y evolucione, también lo harán tus necesidades de software de programación de citas. Así que asegúrate de evaluar y actualizar periódicamente tu software para garantizar que satisfaga tus necesidades cambiantes.
En nuestro caso, el programa Kumbio tiene varios planes y precios dependiendo del tamaño y las necesidades de cada empresa, por lo que puedes empezar con un plan más básico si estás empezando a atraer clientes y tienes una sola sede, y posteriormente aumentarlo a un plan completo donde puedas agendar a decenas de clientes semanales que estamos seguros estarás agendando.
¿Qué sigue luego de definir tu Software de Gestión de citas?
Ahora, adelante, inténtalo, no queremos sonar como un estereotipo pero ¡tú puedes! Y si necesitas que te echen una mano, no dudes en pedir ayuda. Integrar un software de programación de citas en el día a día de tu negocio cambiará las reglas del juego de tu negocio, y te aseguramos que si lo implementas de manera eficiente, amarás los resultados.
Así que ahí lo tienes: una guía paso a paso para integrar el software de programación. Con esta guía en la mano, estás listo para llevar tu negocio bajo cita al siguiente nivel. No esperes, empieza hoy mismo y verás cómo tu negocio se dispara.
Como ya te contamos Kumbio integra TODAS las características que necesitas en tu negocio para agendar clientes fácilmente y luego gestionarlos.
Porque además de una página de agendamiento y recordatorios automáticos, y te ofrecemos un servicio completo de CRM para que puedas guardar la información vital de tus clientes y documentar sus preferencias procesos y documentos.
Crea tu cuenta GRATIS hoy mismo y en menos de 10 minutos ya podrás agendar y gestionar clientes fácilmente ¡Nos vemos!